Por que é tão importante a boa GESTÃO DE CONTRATOS?
A gestão eficiente dos contratos é essencial para estabelecer e manter relações sólidas entre uma empresa e seus diversos públicos, como parceiros, fornecedores, clientes e funcionários. Negligenciar esse aspecto pode acarretar em problemas que vão desde questões administrativas e legais até danos à imagem da empresa.
Através da gestão de contratos, busca-se assegurar que todas as partes envolvidas cumpram os acordos firmados, minimizando possíveis impasses e conflitos. Além disso, uma abordagem inteligente na gestão de contratos administrativos proporciona diversos benefícios significativos, tais como:
- Redução de custos: Através da análise de riscos e otimização de entregas, é possível identificar oportunidades de economia e evitar gastos desnecessários.
- Otimização do desempenho operacional: Ao definir cláusulas de forma clara e objetiva, as partes envolvidas têm um entendimento melhor das suas responsabilidades, o que contribui para o bom funcionamento das operações.
- Atendimento às conformidades: A gestão adequada de contratos assegura que todas as cláusulas e condições estejam em conformidade com as regulamentações e normas vigentes, garantindo a segurança jurídica das relações.
- Possibilidade de automatização de processos: Com uma gestão de contratos eficiente, é viável automatizar algumas etapas, permitindo que a equipe se concentre em atividades mais estratégicas e menos operacionais.
- Aumento da eficiência geral da empresa: Processos e prazos bem definidos melhoram a produtividade e a eficiência em toda a organização, resultando em um desempenho global mais eficaz.
Seguindo essas etapas de forma consciente e bem estruturada, a gestão de contratos se torna uma ferramenta poderosa para o sucesso das relações comerciais e empresariais, garantindo o cumprimento dos acordos e minimizando possíveis problemas e conflitos.
- Planejamento:Nesta fase inicial, são estipuladas as condições gerais do contrato, incluindo obrigações, prazos e cláusulas essenciais. O planejamento é fundamental, pois servirá como um guia durante todas as próximas etapas do processo.
- Elaboração: Com o planejamento estruturado, chega o momento de redigir o contrato de forma cuidadosa e minuciosa. É essencial garantir um texto claro, livre de ambiguidades e erros que possam gerar interpretações dúbias.
- Negociação: Após a elaboração inicial, as partes envolvidas se reúnem para negociar possíveis alterações e ajustes no contrato. Nessa fase, é importante que as alterações sejam estratégicas e que o processo seja ágil para não prejudicar os fluxos de trabalho.
- Aprovação: Depois que a redação é acordada e aprovada pelas partes, o contrato segue para validação jurídica, com a assinatura digital sendo uma prática comum na atualidade.
- Efetivação: Nesta etapa, as responsabilidades contratuais começam a ser executadas, com todas as entregas e obrigações previstas nas cláusulas sendo cumpridas pelas partes envolvidas.
- Revisões: Mesmo com um planejamento cuidadoso, os contratos podem passar por revisões durante sua vigência. É possível fazer aditivos e alterações, conforme necessidades identificadas ao longo do tempo.
- Encerramento: Ao término do contrato, é importante realizar uma análise para verificar se todas as obrigações foram cumpridas. Além disso, é o momento de avaliar a possibilidade de renovação do contrato, caso seja pertinente.
Não corra riscos!
Por isso é fundamental você contar com a assessoria de um profissional de direito especialista no assunto!
Entre as funções do profissional de gestão de contratos estão:
- Elaborar documentos
- Fazer a negociação entre as partes sobre as cláusulas (direitos e responsabilidades), sempre com base em boas práticas
- Identificar possíveis erros, para mitigação de riscos
- Verificar se o contrato está em conformidade com as leis reguladoras e as políticas internas da empresa da, com assinatura digital na maioria das vezes atualmente.